Comment utiliser la Boîte à Outils RGPD ?

Olivier de Lamotte -

La Boîte à Outils RGPD est composée de plusieurs modules :

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Vous pouvez apprendre comment utiliser la Boîte à Outils en vidéo...

...ou simplement lire ci-dessous :

En tant que DPO, vous avez accès à tous les modules.

1/ Suppression de données

Dans ce premier module, vous trouverez plusieurs options :

  1. Suppression groupée de données, si vous désirez effacer des données personnelles (PII) d'utilisateur dans une certaine fourchette dans le temps;
  2. Suppression manuelle de données, si vous voulez effacer toutes les données personnelles concernant un utilisateur/profil spécifique sur base de leur adresse email, prénom ou/et nom de famille;
  3. Suppression automatique de données: Cette fonctionnalité est uniquement accessibles aux DPOs et leur permet d'établir une règle d'effacement automatique des données personnelles sur base de votre politique de rétention des données. Par exemple, vous pouvez choisir d'effacer tous les participants aux campagnes de plus de X semaines ou mois.

2/ Export de données

Ce module vous permet d'exporter toutes les données à propos d'un utilisateur spécifique (de nouveau, sur base de l'email, prénom et nom de famille). Ceci inclura toutes les données des campagnes Qualifio ainsi que du CRM. 

3/ Textes par défaut pour la protection des données

Dans ce module, vous pouvez définir des textes pour la protection des données qui seront affichés par défaut dans vos campagnes sur base du site web sur lequel elles sont publiées. Vous pouvez placer ce texte soit sous le formulaire d'identification, soit dans un onglet dédié accessible du coin supérieur droit de la campagne. Vous pouvez également choisir les deux options.

4/ Requêtes RGPD

En tant que DPO, ce module est l'endroit ou vous pourrez gérer les différentes demandes. Vous pouvez accepter ou refuser les demandes d'effacement, d'export GDPR et garder trace de telles requêtes. 

5/ GDPR logs

En tant que DPO, ce module vous aide à garder un aperçu de toutes les manipulation de données personnelles dans votre compte Qualifio. Par exemple, vous pourrez constater qui a consulté des statistiques, informations CRM et exporté des rapports de statistiques. Les logs peuvent être triés par date, action ou utilisateur. Vous avez également la possibilité d'exporter tous les logs.

6/ Aperçu de toutes les questions

Ce module vous donne un aperçu de toutes les questions créées dans vos campagnes Qualifio. Ces questions sont triées de la plus récente à la plus ancienne. Si vous détectez un élément suspicieux, vous pouvez immédiatement suspendre la question et la retirer de la campagne à partir de ce module. C'est particulièrement intéressant afin de contrôler si de la données sensible est (de manière volontaire ou pas) collectée dans vos campagnes. 

7/ Aperçu de tous les champs d'identification

Ce module vous donne un aperçu de tous les champs d'identifications créés dans tous les formulaires de votre compte Qualifio. Si vous constatez un champs suspicieux, vous pouvez suspendre immédiatement la question à partir de ce module. Ceci est particulièrement utile si afin de monitorer si de la donnée sensible (de manière volontaire ou pas) soit collectée dans vos campagnes.

8/ Gestion de compte DPO

C'est via ce module que vous allez pouvoir appointer un ou plusieurs DPO. Il y a également une série d'autres options pour le DPO, telles que de décider si le DPO doit valider les exports GDPR ou pas ou si les adresses IP doivent être collectées dans les campagnes anonymes.

9/ Documentation des mesures de protection Qualifio RGPD

C'est ici que le contrat standard RGDP de Qualifio peut être trouvé, ainsi que nos différentes mesures pour la protection des données. Ces documents seront mis à jour dans le temps afin de rester fidèle à la réalité de nos dernières mesures.

Toute la Boîte à Outils RGPD a été construite sur une API et est donc accessible via API. Vous pouvez donc effacer des utilisateurs, exporter leurs données, etc. à partir de votre base de données mère, enlevant toute action manuelle et possibilité d'oubli ou d'erreur.

La Boîte à Outils RGPD a 2 vues différentes :

  • Vue pour les DPOs
  • Vue pour les utilisateurs n'étant pas DPO

La Boîte à Outils RGPD est accessible pour les Marketeers & Admins. Néanmoins, tant que vous n'êtes pas nommés en tant que DPO, vous ne serez pas en mesure de valider les effacement ou exports, visualiser les logs et vous ne verrez que vos requêtes, pas celles des autres utilisateurs.

Dans les Droits d'Utilisateurs (pas dans la Boîte à Outils RGPD), vous avez également 2 possibilités :

  • Seulement laisser les Admins accéder à la Boîte à Outils RGPD
  • Seulement autoriser les Admins à faire des exports dans l'outil
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